Ein Arbeitsbereich für jedes Firmen-Event.
Laden Sie die Leute ein, legen Sie die Reiseregeln einmal fest und sehen Sie jede Buchung, jedes Zimmer und alle Kosten an einem Ort. Für Offsites, Sales Kickoffs, Konferenzen, Retreats und Incentive-Reisen.
Eine Teamreise sind nicht zehn einzelne Reisen.
Tabellen und Postfächer
Gruppenreisen laufen über Tabellen, E-Mail-Verläufe und das Postfach eines Reisebüros. Niemand weiß, wer schon gebucht hat, wer spät ankommt oder wie viel bereits ausgegeben ist.
Richtlinie passt nicht
Die Reiserichtlinie passt nicht zu einem Event: Alle müssen am selben Tag ankommen, im selben Hotel wohnen und im selben Budget bleiben.
Gäste werden von Hand gebucht
Speaker, Partner und Kunden können das Reisetool des Unternehmens nicht nutzen, also bucht jemand für sie von Hand.
Firmen-Events laufen in der Plattform, mit der Ihre Mitarbeitenden schon Reisen buchen und Ausgaben abrechnen. Event-Buchungen, Ausgaben und Karten landen in denselben Berichten, Kostenstellen und Rechnungen wie jede andere Geschäftsreise.
Alles, was das Orga-Team braucht, auf einer Event-Seite.
Alle auf einer Liste, Gäste inklusive.
Mitarbeitende aus dem Firmenverzeichnis hinzufügen oder externe Gäste per E-Mail einladen.
- Einladungsstatus für jede Person: nicht eingeladen, eingeladen, angenommen oder abgelehnt – mit Datum der Einladung.
- Abreiseort, geplanter Betrag und „gebucht + ausgegeben“ pro Person.
- Eine Markierung, wenn Buchungen einer Person außerhalb des Reisefensters liegen.
- Gäste erhalten einen eigenen Zugang zum Event. Er endet nach dem Event automatisch.
Eine Reiserichtlinie nur für das Event.
Legen Sie das Reisefenster fest: frühester und spätester Anreisetag, Ankunft bis Uhrzeit, frühester und spätester Abreisetag und Abreise ab Uhrzeit. Eine Zeitleiste zeigt die Event-Tage und die erlaubten Daten.
- Außerhalb des Fensters entscheiden Sie: als Richtlinienverstoß markieren, Freigabe verlangen oder die Buchung sperren.
- Flüge, Hotels, Bahn, Transfers, Mietwagen und Busse für das Event ein- oder ausschalten.
- Flüge: höchste Buchungsklasse und erlaubte Ankunftsflughäfen. Hotels: jedes Hotel innerhalb der Richtlinie oder nur Hotels aus einer Liste; Vorauszahlung oder Zahlung im Hotel.
- Freigabe nur für Buchungen außerhalb der Richtlinie, für jede Buchung oder ab einem Betrag. Anfragen gehen an die Event-Verantwortlichen und an Co-Organisatoren mit Freigaberecht.
Die Regeln gelten auf jedem Buchungsweg: Websuche, Warenkorb zur Freigabe oder API. Für alle anderen Reisen gilt die normale Richtlinie.
Buchen innerhalb des Events.
Teilnehmende klicken auf der Event-Seite auf Flug, Hotel, Transfer oder Mietwagen suchen. Die Suche öffnet sich mit Event-Stadt und Reisefenster, unter einem Banner mit dem Namen des Events.
- Ein Klick wechselt zur Suche ohne Event-Regeln – für private oder andere Reisen.
- Das Orga-Team sieht alle Event-Buchungen in einer Liste: Auftragsnummer, Reisende, Leistungen, Daten, Status und Betrag.
- Ein Filter zeigt die Buchungen außerhalb des Reisefensters.
Zimmerkontingente im direkten Vergleich.
Kontingent anfragen: Daten, Anzahl und Art der Zimmer, Budget pro Nacht, Frist für Angebote, optional eine Hotelauswahl und eine Notiz.
- Die Agenten von Travel Code holen die Angebote der Hotels ein.
- Vergleichen Sie Gesamtpreis, Stornobedingungen, Rückgabebedingungen (wie viele Zimmer Sie ohne Gebühr zurückgeben können) und Gültigkeit.
- Ein Angebot mit einem Klick annehmen. Der Agent bucht die Zimmer, Sie teilen die Teilnehmenden zu.
Vier Zahlen, die beantworten: „Wo stehen wir?“
Gesamtbudget, gebucht + ausgegeben, bezahlt und verbleibend – immer aktuell.
- Ausgaben nach Kategorie, Person, Kostenstelle oder Abteilung, dazu die letzten Transaktionen.
- Gesellschaft, Kostenstelle und Abteilungen, denen die Ausgaben im Reporting zugeordnet werden.
- Export als CSV.
Arbeit teilen, nicht alle Rechte.
Co-Organisatoren mit eigenen Rechten: Teilnehmende verwalten, Budget sehen, für andere buchen, Zimmerkontingente verwalten.
- Die verantwortliche Person hat alle Rechte im Event.
- Klare Status: Entwurf, Offen, Läuft, Abgeschlossen, Geschlossen oder Abgesagt.
So geht's
-
01
Event erstellen
Wählen Sie die Art: Offsite, Sales Kickoff, Konferenz, Retreat, Incentive-Reise oder Sonstiges. Dann Name, Termine, Stadt, erwartete Teilnehmerzahl und Budget. Das Event startet als Entwurf, noch wird niemand benachrichtigt.
-
02
Personen hinzufügen und Regeln festlegen
Mitarbeitende und Gäste hinzufügen, das Orga-Team zusammenstellen und Reisefenster, Leistungen und Freigaben festlegen. Eine Checkliste „Vorbereitung“ zeigt, was noch fehlt.
-
03
Event öffnen und einladen
Alle Teilnehmenden erhalten eine E-Mail mit Link zum Event und buchen von der Event-Seite aus – nach den Regeln des Events.
-
04
Bis zum Ende im Blick
Buchungen, Zimmer und Budget an einem Ort verfolgen, das Event dann als abgeschlossen markieren und schließen.
Event-Karten für Ausgaben vor Ort.
- Jede teilnehmende Person kann eine virtuelle Karte mit eigenem Limit und eigener Währung erhalten.
- Nur die Karteninhaber sehen die Kartennummer – per E-Mail-Code oder Passkey. Das Orga-Team sieht sie nie.
- Jede Kartenzahlung wird zur Ausgabe; die Karteninhaber laden den Beleg wie bei jeder anderen Ausgabe hoch.
- Kartenausgaben zählen zum Event-Budget und werden dem Unternehmen in Rechnung gestellt.
Fragen, beantwortet.
Wer kann ein Event erstellen? +
Können externe Gäste über das Event buchen? +
Ersetzt das Event unsere Reiserichtlinie? +
Was, wenn jemand außerhalb der Daten bucht? +
Lassen sich Zimmerkontingente im Hotel buchen? +
Wie behalten wir das Budget im Blick? +
Funktioniert es auf dem Smartphone? +
Ihr nächstes Offsite von einer Seite aus.
Event erstellen, Team einladen und jede Buchung, jedes Zimmer und alle Kosten im Blick behalten.