Um espaço de trabalho para cada evento da empresa.
Convide as pessoas, defina as regras de viagem uma vez e veja cada reserva, quarto e custo num só lugar. Para offsites, sales kickoffs, conferências, retiros e viagens de incentivo.
Uma viagem de equipa não são dez viagens separadas.
Folhas de cálculo e caixas de email
As viagens de grupo vivem em folhas de cálculo, trocas de emails e na caixa de entrada de uma agência. Ninguém sabe quem já reservou, quem chega tarde ou quanto já se gastou.
Uma política que não serve
A política de viagens não serve para um evento: todos têm de chegar no mesmo dia, ficar no mesmo hotel e respeitar um único orçamento.
Convidados reservados à mão
Oradores, parceiros e clientes não podem usar a ferramenta de viagens da empresa, por isso alguém os reserva à mão.
Os eventos da empresa vivem na plataforma onde a sua equipa já reserva viagens e regista despesas. Reservas, despesas e cartões do evento chegam aos mesmos relatórios, centros de custo e faturas que qualquer outra viagem de negócios.
Tudo o que o organizador precisa, numa só página do evento.
Todos numa só lista, convidados incluídos.
Adicione colaboradores a partir do diretório da empresa ou convide externos por email.
- Estado do convite para cada pessoa: não convidada, convidada, aceite ou recusado, com a data do convite.
- Cidade de partida, valor previsto e «reservado + gasto» por pessoa.
- Um alerta quando as reservas de alguém ficam fora da janela de viagem.
- Os convidados recebem o seu próprio acesso ao evento. Fecha sozinho depois do evento.
Uma política de viagens só para o evento.
Defina a janela de viagem: a data de chegada mais cedo e mais tarde, a hora limite de chegada, a data de partida mais cedo e mais tarde e a hora mínima de partida. Uma linha temporal mostra os dias do evento e as datas permitidas.
- Fora da janela, decide você: marcar como fora da política, exigir aprovação ou bloquear a reserva.
- Ative ou desative voos, hotéis, comboio, transfers, aluguer de carros e autocarros para o evento.
- Voos: a classe máxima e os aeroportos de chegada permitidos. Hotéis: qualquer hotel dentro da política ou só uma lista de hotéis; tarifas pré-pagas ou pagamento no hotel.
- Aprovação só para reservas fora da política, para todas as reservas ou acima de um valor. Os pedidos vão para o responsável do evento e para os coorganizadores com permissão de aprovação.
As regras aplicam-se em qualquer via de reserva: pesquisa na web, carrinho enviado para aprovação ou API. O resto da empresa mantém a política habitual.
Reservar dentro do evento.
O participante clica em Procurar voo, hotel, transfer ou carro na página do evento. A pesquisa abre com a cidade e a janela de viagem do evento já preenchidas, sob um banner com o nome do evento.
- Um clique muda para uma pesquisa sem as regras do evento, para viagens pessoais ou de outro tipo.
- O organizador vê todas as reservas do evento numa lista: número da encomenda, viajante, serviços, datas, estado e valor.
- Um filtro mostra as reservas fora da janela de viagem.
Blocos de quartos, comparados lado a lado.
Peça um bloco: as datas, o número e tipo de quartos, um orçamento por noite, o prazo das propostas e, se quiser, uma seleção de hotéis e uma nota.
- Os agentes da Travel Code recolhem as propostas dos hotéis.
- Compare o total, as condições de cancelamento, as de libertação (quantos quartos pode devolver sem penalização) e a validade.
- Aceite uma proposta com um clique. O agente reserva os quartos e você distribui os participantes.
Quatro números que respondem a «em que ponto estamos?»
Orçamento total, reservado + gasto, pago e restante, sempre atualizados.
- Gastos por categoria, participante, centro de custo ou departamento, mais as transações recentes.
- A entidade legal, o centro de custo e os departamentos a que a despesa é imputada nos relatórios.
- Exportação para CSV.
Partilhe o trabalho, não todas as permissões.
Adicione coorganizadores com permissões separadas: gerir participantes, ver o orçamento, reservar por outros, gerir blocos de quartos.
- O responsável do evento tem todas as permissões.
- Estados claros: rascunho, aberto, em curso, concluído, encerrado ou cancelado.
Como funciona
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01
Crie o evento
Escolha o tipo: offsite, sales kickoff, conferência, retiro, viagem de incentivo ou outro. Depois o nome, as datas, a cidade, os participantes previstos e o orçamento. Começa como rascunho e ainda ninguém é notificado.
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02
Adicione pessoas e defina as regras
Adicione colaboradores e convidados, forme a equipa organizadora e defina a janela de viagem, os serviços e as aprovações. Uma checklist «Preparação» mostra o que falta.
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03
Abra o evento e convide
Cada participante recebe um email com um link para o evento e reserva a partir da página do evento, com as regras do evento aplicadas.
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04
Acompanhe até ao fim
Acompanhe reservas, quartos e orçamento num só lugar e depois marque o evento como concluído e encerre-o.
Cartões do evento para gastos no local.
- Cada participante pode receber um cartão virtual com limite e moeda próprios.
- Só o titular pode ver o número do cartão, com um código enviado por email ou uma passkey. Os organizadores nunca o veem.
- Cada pagamento com cartão passa a ser uma despesa; o titular anexa o recibo como em qualquer outra despesa.
- Os gastos com cartão contam para o orçamento do evento e são faturados à empresa.
Perguntas, respondidas.
Quem pode criar um evento? +
Os convidados externos podem reservar através do evento? +
O evento substitui a nossa política de viagens? +
E se alguém reservar fora das datas? +
É possível reservar um bloco de quartos de hotel? +
Como acompanhamos o orçamento? +
Funciona no telemóvel? +
Organize o seu próximo offsite a partir de uma só página.
Crie o evento, convide a equipa e tenha à vista cada reserva, quarto e custo.