Jedna przestrzeń robocza dla każdego wydarzenia firmowego.
Zaproś ludzi, raz ustal zasady podróży i widź każdą rezerwację, pokój i koszt w jednym miejscu. Na offsite’y, sales kickoffy, konferencje, retreaty i wyjazdy motywacyjne.
Wyjazd zespołowy to nie dziesięć osobnych podróży.
Arkusze i skrzynki pocztowe
Wyjazdy grupowe żyją w arkuszach, wątkach e-mail i skrzynce biura podróży. Nikt nie wie, kto już zarezerwował, kto przylatuje późno ani ile już wydano.
Polityka, która nie pasuje
Polityka podróży nie pasuje do wydarzenia: wszyscy muszą przylecieć tego samego dnia, mieszkać w tym samym hotelu i zmieścić się w jednym budżecie.
Goście rezerwowani ręcznie
Prelegenci, partnerzy i klienci nie mogą korzystać z firmowego narzędzia podróży, więc ktoś rezerwuje im wszystko ręcznie.
Wydarzenia firmowe działają w tej samej platformie, w której Twoi ludzie już rezerwują podróże i rozliczają wydatki. Rezerwacje, wydatki i karty wydarzenia trafiają do tych samych raportów, centrów kosztów i faktur co każda inna podróż służbowa.
Wszystko, czego potrzebuje organizator, na jednej stronie wydarzenia.
Wszyscy na jednej liście, razem z gośćmi.
Dodawaj pracowników z katalogu firmy lub zapraszaj gości z zewnątrz e-mailem.
- Status zaproszenia każdej osoby: niezaproszona, zaproszona, przyjęła lub odrzuciła — z datą zaproszenia.
- Miasto wylotu, planowana kwota i „zarezerwowano + wydano” na osobę.
- Oznaczenie, gdy czyjeś rezerwacje wypadają poza okno podróży.
- Goście dostają własny dostęp do wydarzenia. Zamyka się sam po wydarzeniu.
Polityka podróży tylko dla wydarzenia.
Ustaw okno podróży: najwcześniejszą i najpóźniejszą datę przylotu, godzinę, do której trzeba dotrzeć, najwcześniejszą i najpóźniejszą datę wyjazdu oraz godzinę, po której można wyjechać. Oś czasu pokazuje dni wydarzenia i dozwolone daty.
- Poza oknem decydujesz ty: oznaczyć jako niezgodne z polityką, wymagać akceptacji lub zablokować rezerwację.
- Włączaj lub wyłączaj na wydarzenie loty, hotele, kolej, transfery, wynajem aut i autobusy.
- Loty: najwyższa klasa i dozwolone lotniska przylotu. Hotele: dowolny hotel zgodny z polityką albo tylko hotele z listy; taryfy przedpłacone lub płatność w hotelu.
- Akceptacja tylko rezerwacji poza polityką, każdej rezerwacji albo powyżej kwoty. Prośby trafiają do właściciela wydarzenia i współorganizatorów z prawem akceptacji.
Zasady działają na każdej ścieżce rezerwacji: wyszukiwarka na stronie, koszyk wysłany do akceptacji lub API. Reszta firmy zachowuje swoją zwykłą politykę.
Rezerwacje w ramach wydarzenia.
Uczestnik klika Szukaj lotu, hotelu, transferu lub auta na stronie wydarzenia. Wyszukiwarka otwiera się z miastem i oknem podróży wydarzenia, pod banerem z nazwą wydarzenia.
- Jedno kliknięcie przełącza na wyszukiwanie bez zasad wydarzenia — do podróży prywatnych lub innych.
- Organizator widzi wszystkie rezerwacje wydarzenia na jednej liście: numer zamówienia, podróżny, usługi, daty, status i kwota.
- Filtr pokazuje rezerwacje poza oknem podróży.
Pule pokoi porównane obok siebie.
Poproś o pulę: daty, liczba i typ pokoi, budżet za noc, termin na oferty oraz opcjonalnie lista hoteli i notatka.
- Agenci Travel Code zbierają oferty od hoteli.
- Porównaj sumę, warunki anulowania, warunki zwrotu (ile pokoi można oddać bez kary) i ważność.
- Przyjmij ofertę jednym kliknięciem. Agent rezerwuje pokoje, a ty przydzielasz do nich uczestników.
Cztery liczby, które odpowiadają na pytanie „gdzie jesteśmy?”
Budżet całkowity, zarezerwowano + wydano, zapłacono i pozostało — zawsze aktualne.
- Wydatki według kategorii, uczestnika, centrum kosztów lub działu, plus ostatnie transakcje.
- Spółka, centrum kosztów i działy, którym przypisuje się wydatki w raportach.
- Eksport do CSV.
Dziel się pracą, nie wszystkimi uprawnieniami.
Dodaj współorganizatorów z osobnymi uprawnieniami: zarządzanie uczestnikami, wgląd w budżet, rezerwacje za innych, zarządzanie pulami pokoi.
- Właściciel wydarzenia ma wszystkie uprawnienia.
- Jasne statusy: szkic, otwarte, w trakcie, zakończone, zamknięte lub odwołane.
Jak działa
-
01
Utwórz wydarzenie
Wybierz typ: offsite, sales kickoff, konferencja, retreat, wyjazd motywacyjny lub inny. Potem nazwa, daty, miasto, planowana liczba uczestników i budżet. Wydarzenie startuje jako szkic, nikt jeszcze nie dostaje powiadomień.
-
02
Dodaj ludzi i ustal zasady
Dodaj pracowników i gości, zbierz zespół organizatorów i ustaw okno podróży, usługi i akceptacje. Lista „Przygotowania” pokazuje, co zostało.
-
03
Otwórz wydarzenie i zaproś
Każdy uczestnik dostaje e-mail z linkiem do wydarzenia i rezerwuje ze strony wydarzenia — według jego zasad.
-
04
Doprowadź do końca
Śledź rezerwacje, pokoje i budżet w jednym miejscu, potem oznacz wydarzenie jako zakończone i je zamknij.
Karty wydarzenia na wydatki na miejscu.
- Każdy uczestnik może dostać wirtualną kartę z własnym limitem i walutą.
- Tylko posiadacz może odsłonić numer karty — kodem z e-maila lub kluczem dostępu. Organizatorzy nigdy go nie widzą.
- Każda płatność kartą staje się wydatkiem; posiadacz dołącza paragon jak przy każdym innym wydatku.
- Wydatki kartą wliczają się do budżetu wydarzenia i są fakturowane na firmę.
Pytania i odpowiedzi.
Kto może utworzyć wydarzenie? +
Czy goście z zewnątrz mogą rezerwować przez wydarzenie? +
Czy wydarzenie zastępuje naszą politykę podróży? +
A jeśli ktoś zarezerwuje poza datami? +
Czy można zarezerwować pulę pokoi w hotelu? +
Jak śledzić budżet? +
Czy to działa na telefonie? +
Zorganizuj kolejny offsite z jednej strony.
Utwórz wydarzenie, zaproś zespół i miej każdą rezerwację, pokój i koszt na oku.