Offsites, Konferenzen und Teamreisen – als eine Reise organisiert, nicht als 40.
Ein Organisator, eine Genehmigung, ein Budget, ein Audit-Log. Gruppentarife, Zimmerkontingente, Namenslisten-Erfassung und Tracking pro Reisendem – ohne Tabellen, ohne Hinterherlaufen, ohne 40 einzelne Spesenabrechnungen.
Die vier Aufgaben, die aus einer Gruppenreise 22 Stunden Organisationsstress machen – erledigt.
Teilnehmerdaten erfassen – ohne Tabelle.
Einen Link versenden. Reisende tragen Namen, Geburtsdaten, Vielfliegernummern und Sitzplatzwünsche selbst direkt in die Buchung ein. Die Organisatoren sehen auf einen Blick, wer fertig ist, wer noch aussteht und wen man erinnern sollte.
- Self-Service-Formulare — Name, Geburtsdatum, Reisepass, Vielfliegernummern, Ernährungswünsche, Sitzplatz. Ein Formular, einmal speichern.
- Automatische Erinnerungen — ausstehende Reisende werden bei T−14, T−7 und T−3 erinnert.
- Validierung — Abgleich des Namens im Reisepass mit dem Ticketnamen; Abweichungen werden vor der Ausstellung markiert.
- HRIS-Sync — Namen und Geburtsdaten aus Ihrem HR-System werden automatisch vorausgefüllt.
Gruppentarife und Zimmerkontingente – dort verhandelt, wo es sich lohnt.
Ab 10 Reisenden verschenken Ad-hoc-Buchungen bares Geld. Gruppentarife großer Airlines und verhandelte Kontingentpreise mit Hotelketten sparen in der Regel 8–15 %. Travel Code verhandelt diese in Ihrem Namen – in den Paketen, in denen es sich lohnt.
- Gruppen-Flugverträge — Ab 10 Reisenden auf derselben Route sind die Voraussetzungen in der Regel erfüllt.
- Zimmerkontingente verhandeln — wird in den Paketen Pro / Enterprise von Travel Code übernommen.
- Reservierte Kontingente — Sitzplätze und Zimmer bleiben reserviert, während Reisende selbst buchen – kein Wettlauf um Plätze.
- Attrition-Management — die Kontingentgröße passt sich automatisch an, sobald die Teilnehmerliste feststeht.
Eine Genehmigung auf Reiseebene – statt 42 Einzelbuchungen, die erneut genehmigt werden müssen.
Reisebudget vorab fixiert, live geprüft.
Das Budget wird einmalig bei der Erstellung der Reise genehmigt. Budgetgrenzen pro Reisendem gelten live während der Self-Service-Buchung – Reisende sehen „Ihr Anteil beträgt 1.800 $“ und buchen innerhalb dieses Rahmens. Organisatoren erhalten ein Live-Dashboard zu den Ausgaben. Die Finanzabteilung erhält eine Sammelrechnung.
- Budget auf Reiseebene — einmalig vom richtigen Genehmiger freigegeben, noch vor der Teilnehmererfassung.
- Anteil pro Reisendem — automatisch aufgeteilt oder manuell festgelegt; flexibel nach Rolle oder Abreiseort.
- Live-Dashboard — Organisatoren sehen gebuchte, ausstehende und noch verfügbare Beträge in Echtzeit.
- Eine Rechnung — Abrechnung gebündelt auf eine Bestellnummer; Aufschlüsselung pro Reisendem im Anhang.
Vom „Wir machen ein Offsite“ zur gebuchten Reise mit vollständiger Teilnehmerliste – in vier Schritten.
Gruppenreise anlegen
Der Organisator legt Ziel, Reisedaten, Budget und Richtlinienausnahmen fest. Die Genehmigung geht an den zuständigen Finanzverantwortlichen. 5 Minuten.
Teilnehmerlink senden
Eine URL. Reisende erfassen Namen, Geburtsdaten und Präferenzen selbst. Das HRIS füllt bereits bekannte Angaben vor. Erinnerungen werden automatisch versendet.
Jeder bucht im eigenen Budget
Jeder wählt Flüge und bestätigt die Hotelzimmerzuweisung innerhalb seines Budgets. Gruppentarife werden bei Berechtigung automatisch angewendet.
Liste, Rechnung, Audit
Das finale Manifest wird als CSV exportiert. Eine Rechnung an das Finanzteam. Das Duty-of-Care-System verfolgt jeden Reisenden während der Reise in Echtzeit.
Für diese Reisen gemacht.
Team-Offsite
15–80 Personen, ein Reiseziel, 3–5 Nächte. Unterschiedliche Abreiseorte. Ein Budget. Das häufigste Szenario.
Konferenzreisen
Vertrieb / Engineering besucht externe Konferenzen. Zimmerkontingent im Konferenzhotel; Gruppentarife ab Drehkreuzen.
Kundenevent
Internes Team plus Kunden. Kunden reisen auf Firmenbudget; separate Kostenstellenzuordnung innerhalb derselben Reise.
Town Hall / All-Hands
100–500 Reisende aus vielen Abreiseorten. Intensive Kontingentverhandlungen; Manifest-Exporte für Zimmerzuweisung und Verpflegungswünsche.
Häufige Fragen zu Gruppenbuchungen.
Wie groß kann eine Gruppe sein?
Ideal sind 10 bis 500 Reisende pro Reise. Unter 10 reichen Einzelbuchungen meist aus. Ab 500 leiten wir an spezialisierte Eventmanagement-Partner mit Personal vor Ort und Registrierungstools weiter. Der Bereich bis 500 deckt praktisch jedes Offsite, jede Konferenz und jede Teamreise ab, die wir sehen.
Verhandeln Sie das Zimmerkontingent oder ich?
Die Pakete Pro und Enterprise beinhalten die Verhandlung des Zimmerkontingents als Teil der Reiseplanung. Bei Free / Starter zeigen wir kontingentfähige Hotels und Preise an, die Verhandlung führen Sie aber direkt mit dem Hotel – üblich für ein kostenloses Paket. Für große Reisen erstellen wir Ihnen jederzeit ein individuelles Angebot.
Was, wenn Reisende die Teilnehmerliste nicht rechtzeitig ausfüllen?
Das System erinnert automatisch bei T−14, T−7 und T−3. Nach T−3 erhält der Organisator eine Liste der Nachzügler mit Eskalation per Klick an die Führungskraft des Reisenden. Namen, die bis zur Ticketing-Frist nicht auf der Liste stehen, entfallen aus der Buchung; der Gruppentarif passt sich an.
Können verschiedene Reisende in unterschiedlichen Kabinenklassen fliegen?
Ja. Limits pro Reisendem und Kabinenregeln lassen sich nach Rolle, Seniorität oder Abflugort flexibel gestalten (z. B. Premium Economy auf Transatlantikflügen für eine Stufe, Business für eine andere). Einmal auf Reiseebene festgelegt, live bei der Suche durchgesetzt.
Können wir interne Mitarbeitende und externe Teilnehmer mischen?
Ja. Externe (Kunden, Partner, Dienstleister) lassen sich mit separater Kostenstellenzuordnung und eigenem Genehmigungsworkflow hinzufügen. Dieselbe Reise, dasselbe Dashboard, andere Abrechnung. Ein gängiges Muster für Kundenevents und Beiräte.
Planen Sie Ihr nächstes Offsite mit Travel Code.
Sagen Sie uns, wohin es geht und wie viele Personen reisen. Wir skizzieren die Reise – Gruppentarife, Zimmerkontingente, Budgetaufteilung – und führen Sie durch alle Details. 30 Minuten, ohne Pitch-Deck.