Un espace de travail pour chaque événement d’entreprise.
Invitez les participants, fixez les règles de voyage une fois et voyez chaque réservation, chambre et dépense au même endroit. Pour les séminaires, sales kickoffs, conférences, retraites et voyages incentive.
Un voyage d’équipe, ce n’est pas dix voyages séparés.
Tableurs et boîtes mail
Les voyages de groupe se gèrent dans des tableurs, des fils d’e-mails et la boîte d’une agence. Personne ne sait qui a réservé, qui arrive tard ni combien a déjà été dépensé.
Une politique inadaptée
La politique voyage ne colle pas à un événement : tout le monde doit arriver le même jour, loger dans le même hôtel et tenir un seul budget.
Des invités réservés à la main
Intervenants, partenaires et clients ne peuvent pas utiliser l’outil voyage de l’entreprise : quelqu’un les réserve à la main.
Les événements d’entreprise vivent dans la plateforme où vos équipes réservent déjà leurs voyages et déclarent leurs dépenses. Réservations, dépenses et cartes de l’événement arrivent dans les mêmes rapports, centres de coûts et factures que tout autre déplacement professionnel.
Tout ce dont l’organisateur a besoin, sur une seule page.
Tout le monde sur une seule liste, invités compris.
Ajoutez des salariés depuis l’annuaire de l’entreprise ou invitez des invités externes par e-mail.
- Statut d’invitation pour chacun : non invité, invité, accepté ou refusé, avec la date de l’invitation.
- Ville de départ, montant prévu et « réservé + dépensé » par personne.
- Un signalement quand les réservations d’une personne sortent de la fenêtre de voyage.
- Les invités reçoivent leur propre accès à l’événement. Il se ferme tout seul après l’événement.
Une politique voyage rien que pour l’événement.
Définissez la fenêtre de voyage : dates d’arrivée au plus tôt et au plus tard, heure d’arrivée limite, dates de départ au plus tôt et au plus tard, heure de départ minimale. Une frise montre les jours de l’événement et les dates autorisées.
- Hors fenêtre, c’est vous qui choisissez : signaler hors politique, exiger une validation ou bloquer la réservation.
- Activez ou désactivez vols, hôtels, train, transferts, location de voiture et bus pour l’événement.
- Vols : classe maximale et aéroports d’arrivée autorisés. Hôtels : tout hôtel conforme à la politique, ou seulement une liste d’hôtels ; tarifs prépayés ou paiement à l’hôtel.
- Validation des seules réservations hors politique, de chaque réservation ou au-delà d’un montant. Les demandes vont au responsable de l’événement et aux co-organisateurs habilités.
Les règles s’appliquent sur tous les canaux de réservation : recherche web, panier envoyé en validation ou API. Le reste de l’entreprise garde sa politique habituelle.
Réserver dans le cadre de l’événement.
Le participant clique sur Rechercher un vol, un hôtel, un transfert ou une voiture depuis la page de l’événement. La recherche s’ouvre avec la ville et la fenêtre de voyage déjà renseignées, sous un bandeau qui nomme l’événement.
- Un clic passe à une recherche sans les règles de l’événement, pour un voyage personnel ou sans rapport.
- L’organisateur voit toutes les réservations de l’événement dans une seule liste : numéro de commande, voyageur, services, dates, statut et montant.
- Un filtre affiche les réservations hors de la fenêtre de voyage.
Des blocs de chambres comparés côte à côte.
Demandez un bloc : les dates, le nombre et le type de chambres, un budget par nuit, la date limite des offres, une présélection d’hôtels et une note, en option.
- Les agents de Travel Code recueillent les offres des hôtels.
- Comparez le total, les conditions d’annulation, les conditions de restitution (combien de chambres rendre sans pénalité) et la validité.
- Acceptez une offre en un clic. L’agent réserve les chambres, vous y répartissez les participants.
Quatre chiffres qui répondent à « où en est-on ? »
Budget total, réservé + dépensé, payé et restant, toujours à jour.
- Dépenses par catégorie, participant, centre de coûts ou service, plus les dernières transactions.
- L’entité juridique, le centre de coûts et les services auxquels les dépenses sont rattachées dans les rapports.
- Export CSV.
Partagez le travail, pas tous les droits.
Ajoutez des co-organisateurs avec des droits distincts : gérer les participants, voir le budget, réserver pour les autres, gérer les blocs de chambres.
- Le responsable de l’événement a tous les droits.
- Des statuts clairs : brouillon, ouvert, en cours, terminé, clôturé ou annulé.
Comment ça marche
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01
Créez l’événement
Choisissez le type : séminaire, sales kickoff, conférence, retraite, voyage incentive ou autre. Puis le nom, les dates, la ville, le nombre de participants attendus et le budget. L’événement démarre en brouillon, personne n’est encore notifié.
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02
Ajoutez les participants et fixez les règles
Ajoutez salariés et invités, constituez l’équipe d’organisation et définissez la fenêtre de voyage, les services et les validations. Une checklist « Préparation » montre ce qu’il reste à faire.
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03
Ouvrez l’événement et invitez
Chaque participant reçoit un e-mail avec un lien vers l’événement et réserve depuis sa page, selon les règles de l’événement.
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04
Suivez jusqu’au bout
Suivez réservations, chambres et budget au même endroit, puis marquez l’événement comme terminé et clôturez-le.
Des cartes d’événement pour les dépenses sur place.
- Chaque participant peut recevoir une carte virtuelle avec son propre plafond et sa devise.
- Seul le titulaire peut afficher le numéro de carte, avec un code reçu par e-mail ou une passkey. Les organisateurs ne le voient jamais.
- Chaque paiement par carte devient une dépense ; le titulaire y joint le justificatif comme pour toute dépense.
- Les dépenses par carte entrent dans le budget de l’événement et sont facturées à l’entreprise.
Vos questions, nos réponses.
Qui peut créer un événement ? +
Les invités externes peuvent-ils réserver via l’événement ? +
L’événement remplace-t-il notre politique voyage ? +
Et si quelqu’un réserve en dehors des dates ? +
Peut-on réserver un bloc de chambres d’hôtel ? +
Comment suivre le budget ? +
Est-ce que ça marche sur mobile ? +
Organisez votre prochain séminaire depuis une seule page.
Créez l’événement, invitez l’équipe et gardez chaque réservation, chambre et dépense sous les yeux.