Un espacio de trabajo para cada evento de empresa.
Invite a las personas, fije las reglas de viaje una vez y vea cada reserva, habitación y gasto en un solo lugar. Para offsites, sales kickoffs, congresos, retiros y viajes de incentivo.
Un viaje de equipo no son diez viajes sueltos.
Hojas de cálculo y bandejas de entrada
Los viajes de grupo se gestionan con hojas de cálculo, hilos de email y la bandeja de una agencia. Nadie sabe quién ha reservado, quién llega tarde ni cuánto se ha gastado ya.
Una política que no encaja
La política de viajes no encaja con un evento: todos deben llegar el mismo día, alojarse en el mismo hotel y ajustarse a un solo presupuesto.
Invitados reservados a mano
Ponentes, socios y clientes no pueden usar la herramienta de viajes de la empresa, así que alguien los reserva a mano.
Los eventos de empresa viven dentro de la plataforma con la que su equipo ya reserva viajes y gestiona gastos. Las reservas, gastos y tarjetas del evento llegan a los mismos informes, centros de coste y facturas que cualquier otro viaje de empresa.
Todo lo que necesita el organizador, en una sola página del evento.
Todos en una sola lista, invitados incluidos.
Añada empleados desde el directorio de la empresa o invite a externos por email.
- Estado de invitación de cada persona: no invitada, invitada, aceptada o rechazada, con la fecha de la invitación.
- Ciudad de salida, importe previsto y «reservado + gastado» por persona.
- Un aviso cuando las reservas de alguien quedan fuera de la ventana de viaje.
- Los invitados reciben su propio acceso al evento. Se cierra solo cuando termina el evento.
Una política de viajes solo para el evento.
Defina la ventana de viaje: la fecha de llegada más temprana y más tardía, la hora límite de llegada, la fecha de salida más temprana y más tardía, y la hora mínima de salida. Una línea de tiempo muestra los días del evento y las fechas permitidas.
- Fuera de la ventana, usted decide: marcarlo como fuera de política, exigir aprobación o bloquear la reserva.
- Active o desactive vuelos, hoteles, tren, traslados, alquiler de coches y autobuses para el evento.
- Vuelos: la clase máxima y los aeropuertos de llegada permitidos. Hoteles: cualquier hotel dentro de política o solo una lista; tarifas prepago o pago en el hotel.
- Aprobación solo de reservas fuera de política, de todas las reservas o por encima de un importe. Las solicitudes llegan al responsable del evento y a los coorganizadores con permiso de aprobación.
Las reglas se aplican en cualquier vía de reserva: búsqueda web, carrito enviado a aprobación o API. El resto de la empresa mantiene su política habitual.
Reservar dentro del evento.
El participante pulsa Buscar vuelo, hotel, traslado o coche en la página del evento. La búsqueda se abre con la ciudad y la ventana de viaje del evento ya rellenadas, bajo un banner con el nombre del evento.
- Un clic cambia a una búsqueda sin las reglas del evento, para viajes personales u otros.
- El organizador ve todas las reservas del evento en una lista: número de pedido, viajero, servicios, fechas, estado e importe.
- Un filtro muestra las reservas fuera de la ventana de viaje.
Bloques de habitaciones, comparados lado a lado.
Solicite un bloque: las fechas, el número y tipo de habitaciones, un presupuesto por noche, la fecha límite de las ofertas y, si quiere, una preselección de hoteles y una nota.
- Los agentes de Travel Code recogen las ofertas de los hoteles.
- Compare el total, las condiciones de cancelación, las de liberación (cuántas habitaciones puede devolver sin penalización) y la validez.
- Acepte una oferta con un clic. El agente reserva las habitaciones y usted asigna a los participantes.
Cuatro cifras que responden a «¿cómo vamos?»
Presupuesto total, reservado + gastado, pagado y restante, siempre al día.
- Gasto por categoría, participante, centro de coste o departamento, más las últimas transacciones.
- La entidad legal, el centro de coste y los departamentos a los que se imputa el gasto en los informes.
- Exportación a CSV.
Reparta el trabajo, no todos los permisos.
Añada coorganizadores con permisos separados: gestionar participantes, ver el presupuesto, reservar para otros, gestionar bloques de habitaciones.
- El responsable del evento tiene todos los permisos.
- Estados claros: borrador, abierto, en curso, completado, cerrado o cancelado.
Así funciona
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01
Cree el evento
Elija el tipo: offsite, sales kickoff, congreso, retiro, viaje de incentivo u otro. Después, el nombre, las fechas, la ciudad, los participantes previstos y el presupuesto. Empieza como borrador y todavía no se avisa a nadie.
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02
Añada personas y fije las reglas
Añada empleados e invitados, forme el equipo organizador y defina la ventana de viaje, los servicios y las aprobaciones. Una lista «Preparativos» muestra lo que falta.
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03
Abra el evento e invite
Cada participante recibe un email con un enlace al evento y reserva desde su página, con las reglas del evento aplicadas.
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04
Sígalo hasta el final
Siga reservas, habitaciones y presupuesto en un solo lugar; después marque el evento como completado y ciérrelo.
Tarjetas de evento para el gasto in situ.
- Cada participante puede recibir una tarjeta virtual con su propio límite y divisa.
- Solo el titular puede ver el número de tarjeta, con un código por email o una passkey. Los organizadores nunca lo ven.
- Cada pago con tarjeta se convierte en un gasto; el titular adjunta el recibo como en cualquier otro gasto.
- El gasto con tarjeta cuenta en el presupuesto del evento y se factura a la empresa.
Sus preguntas, respondidas.
¿Quién puede crear un evento? +
¿Pueden reservar los invitados externos a través del evento? +
¿El evento sustituye nuestra política de viajes? +
¿Y si alguien reserva fuera de las fechas? +
¿Se puede reservar un bloque de habitaciones de hotel? +
¿Cómo seguimos el presupuesto? +
¿Funciona en el móvil? +
Organice su próximo offsite desde una sola página.
Cree el evento, invite al equipo y tenga a la vista cada reserva, habitación y gasto.