Offsites, conferências e viagens de equipa — geridos como uma só viagem, não 40.
Um organizador, uma aprovação, um orçamento, um registo de auditoria. Tarifas de grupo, blocos de quartos, recolha de listas de nomes e acompanhamento por viajante — sem folhas de cálculo, sem correr atrás de ninguém, sem 40 relatórios de despesas separados.
As quatro tarefas que transformam uma viagem de grupo em 22 horas de dor de cabeça para o organizador — resolvidas.
Recolha de dados dos participantes sem folhas de cálculo.
Envie um único link. Os viajantes preenchem por conta própria o nome, a data de nascimento, os números de passageiro frequente e as preferências de lugar diretamente na reserva. O organizador vê quem já concluiu, quem está pendente e quem precisa de um lembrete — numa única vista.
- Formulários self-service — nome, data de nascimento, passaporte, números de passageiro frequente, preferências alimentares, lugar. Um formulário, guardado uma só vez.
- Lembretes automáticos — viajantes pendentes recebem lembretes a T−14, T−7 e T−3.
- Validação — verificação do nome no passaporte face ao nome do bilhete; sinalizado antes da emissão.
- Sincronização HRIS — nomes e datas de nascimento já existentes no seu sistema de RH são preenchidos automaticamente.
Tarifas de grupo e blocos de quartos, negociados onde faz a diferença.
A partir de 10 viajantes, as reservas avulsas deixam dinheiro em cima da mesa. As tarifas de grupo das principais companhias aéreas e a negociação de tarifas de bloco com cadeias hoteleiras permitem normalmente poupar 8–15%. A Travel Code negocia isto por si, nos planos em que compensa.
- Contratos aéreos de grupo — Grupos de 10 ou mais viajantes no mesmo itinerário costumam ser elegíveis.
- Negociação de blocos de quartos — tratada pela Travel Code nos planos Pro / Enterprise.
- Inventário retido — lugares e quartos retidos enquanto os viajantes reservam por conta própria, sem corridas individuais.
- Gestão de quebras — tamanho do bloco ajustado automaticamente à medida que a lista de participantes se consolida.
Uma única aprovação ao nível da viagem — sem ter de reaprovar 42 reservas individuais.
Orçamento da viagem definido à partida e controlado em tempo real.
Orçamento aprovado uma só vez, na criação da viagem. Limites por viajante aplicados em tempo real durante a reserva em autosserviço — cada pessoa vê "a sua parcela é de $1,800" e reserva dentro desse valor. Os organizadores têm um painel de gastos em tempo real. A equipa financeira recebe uma única fatura consolidada.
- Orçamento por viagem — aprovado uma só vez pelo aprovador certo, antes da recolha da lista de participantes.
- Parcela por viajante — dividida automaticamente ou definida manualmente; ajustada por função ou origem.
- Painel em tempo real — o organizador vê valores comprometidos, pendentes e margem disponível em tempo real.
- Uma fatura — faturação consolidada numa única PO; detalhe por viajante em anexo.
Do "vamos fazer um offsite" a uma viagem reservada e com manifesto — em quatro passos.
Crie a viagem de grupo
O organizador define destino, datas, orçamento e exceções à política. A aprovação segue para o responsável financeiro certo. 5 minutos.
Envie o link da lista
Um único URL. Os viajantes preenchem em autosserviço nomes, datas de nascimento e preferências. O HRIS pré-preenche o que já sabemos. Lembretes enviados automaticamente.
Cada um reserva a sua quota
Cada um escolhe os voos e confirma a atribuição do quarto no bloco de hotel, dentro do seu limite individual. Tarifas de grupo aplicadas automaticamente quando elegíveis.
Lista, fatura, auditoria
Manifesto final exportado em CSV. Uma única fatura para as finanças. O sistema de Duty of Care acompanha cada viajante em tempo real durante a viagem.
As viagens para as quais foi pensado.
Offsite de equipa
15–80 pessoas, destino único, 3–5 noites. Origens variadas. Orçamento único. O padrão mais comum.
Viagens a eventos
Equipas de vendas e engenharia em conferências externas. Bloco de quartos no hotel da conferência; tarifas de grupo a partir dos principais hubs.
Evento para clientes
Equipa interna + clientes. Os clientes viajam com o orçamento da empresa; etiquetagem de centros de custo separada na mesma viagem.
Town hall / All-hands
100–500 viajantes de várias origens. Negociação intensiva de blocos; exportação de manifestos para atribuição de quartos e restrições alimentares.
Perguntas frequentes sobre reservas de grupo.
Grupos: qual o limite?
O ideal são 10 a 500 viajantes por viagem. Abaixo de 10, as reservas individuais costumam bastar. Acima de 500, encaminhamos para parceiros dedicados de gestão de eventos, com equipa no local e ferramentas de inscrição. O limite de 500 abrange praticamente todos os offsites, conferências e viagens de equipa que vemos.
Negociam o bloco de quartos ou sou eu?
Os planos Pro e Enterprise incluem a negociação do bloco de quartos na configuração da viagem. Os planos Free / Starter mostram os alojamentos elegíveis para bloco e os preços, mas a negociação é feita diretamente com o hotel — o nível de serviço habitual de um plano gratuito. Podemos sempre apresentar um orçamento pontual para grandes viagens.
E se os viajantes não preencherem a lista a tempo?
O sistema envia lembretes automáticos em T−14, T−7 e T−3. Depois de T−3, o organizador recebe a lista dos atrasados, com escalada num clique para o gestor do viajante. Os nomes que não estiverem na lista até ao prazo de emissão saem da reserva; a tarifa de grupo é ajustada.
Diferentes viajantes podem viajar em classes diferentes?
Sim. Os limites por viajante e as regras de cabine podem variar por função, antiguidade ou origem (por exemplo, Premium Economy transatlântica para um nível, Business para outro). Defina uma vez ao nível da viagem; as regras aplicam-se em tempo real na pesquisa.
Podemos misturar colaboradores internos e participantes externos?
Sim. Os externos (clientes, parceiros, prestadores) podem ser adicionados com centro de custo próprio e circuito de aprovação separado. Mesma viagem, mesmo painel, faturação diferente. Padrão comum em eventos com clientes e conselhos consultivos.
Planeie o seu próximo offsite com a Travel Code.
Diga-nos para onde vai e quantas pessoas viajam. Preparamos uma simulação da viagem — tarifas de grupo, opções de bloco de quartos, divisão do orçamento — e explicamos-lhe tudo em detalhe. 30 minutos, sem apresentações comerciais.