Offsites, conferencias y viajes de equipo: gestionados como un solo viaje, no como 40.
Un organizador, una aprobación, un presupuesto, un registro de auditoría. Tarifas de grupo, cupos de habitaciones, recopilación de listas de nombres y seguimiento por viajero, sin hojas de cálculo, sin perseguir a nadie y sin 40 notas de gastos distintas.
Las cuatro tareas que convierten un viaje de grupo en 22 horas de quebraderos de cabeza para el organizador, resueltas.
Recopilación de listas de viajeros sin hojas de cálculo.
Envíe un solo enlace. Los viajeros introducen por sí mismos su nombre, fecha de nacimiento, número de viajero frecuente y preferencias de asiento directamente en la reserva. El organizador ve quién ha terminado, quién está pendiente y a quién hay que recordárselo, todo en una sola vista.
- Formularios de autoservicio — nombre, fecha de nacimiento, pasaporte, números de viajero frecuente, dieta, asiento. Un formulario, se guarda una sola vez.
- Recordatorios automáticos — los viajeros pendientes reciben un aviso en T−14, T−7 y T−3.
- Validación — verificación del nombre del pasaporte con el del billete; se señalan las incidencias antes de la emisión.
- Sincronización con HRIS — los nombres y fechas de nacimiento que ya constan en su sistema de RR. HH. se rellenan automáticamente.
Tarifas de grupo y bloqueos de habitaciones, negociados donde importa.
A partir de 10 viajeros, las reservas ad hoc dejan dinero sobre la mesa. Las tarifas de grupo de las principales aerolíneas y la negociación de cupos de habitaciones con cadenas hoteleras suelen ahorrar entre un 8 y un 15 %. Travel Code las negocia en su nombre, en los planes en los que merece la pena.
- Contratos aéreos de grupo — Normalmente, 10 o más viajeros en la misma ruta cumplen los requisitos.
- Negociación de cupos hoteleros — gestionada por Travel Code en los planes Pro / Enterprise.
- Inventario retenido — asientos y habitaciones retenidos mientras cada viajero gestiona su reserva, sin carreras individuales.
- Gestión de attrition — el tamaño del cupo se ajusta automáticamente a medida que se confirma la lista de viajeros.
Una única aprobación a nivel de viaje, sin tener que volver a aprobar 42 reservas individuales.
Presupuesto del viaje definido de antemano y controlado en tiempo real.
El presupuesto se aprueba una sola vez, al crear el viaje. Los límites por viajero se aplican en tiempo real durante su reserva en autoservicio: ven «su parte es de $1,800» y reservan dentro de ese importe. Los organizadores disponen de un panel de gasto en tiempo real. Finanzas recibe una única factura consolidada.
- Presupuesto por viaje — aprobado una sola vez por el responsable adecuado antes de recopilar el listado de viajeros.
- Parte por viajero — dividida automáticamente o fijada de forma manual; ajustable por rol u origen.
- Panel en tiempo real — el organizador ve lo comprometido, lo pendiente y el margen disponible al instante.
- Una factura — facturación consolidada en una única orden de compra, con el desglose por viajero adjunto.
De «vamos a hacer un offsite» a un viaje reservado y con lista de pasajeros, en cuatro pasos.
Crear el viaje de grupo
El organizador define destino, fechas, presupuesto y excepciones de política. La aprobación se dirige al responsable de finanzas adecuado. 5 minutos.
Enviar enlace de la lista
Una sola URL. Los viajeros introducen por sí mismos nombres, fechas de nacimiento y preferencias. El HRIS rellena lo que ya sabemos. Recordatorios automáticos.
Cada uno reserva su cupo
Cada uno elige sus vuelos y confirma la asignación de habitación del bloque dentro de su límite individual. Las tarifas de grupo se aplican automáticamente cuando corresponde.
Lista, factura y control
Manifiesto final exportado en CSV. Una sola factura para finanzas. El sistema de Duty of Care localiza a cada viajero en tiempo real durante el viaje.
Los viajes para los que está pensado.
Offsite de equipo
De 15 a 80 personas, un único destino, de 3 a 5 noches. Orígenes diversos. Un solo presupuesto. El caso más habitual.
Viajes a conferencias
Equipos de ventas e ingeniería que asisten a conferencias externas. Bloqueo de habitaciones en el hotel de la conferencia; tarifas de grupo desde las ciudades hub.
Evento para clientes
Equipo interno y clientes. Los clientes viajan con cargo al presupuesto de la empresa; etiquetado de centros de coste independiente dentro del mismo viaje.
Town hall / All-hands
De 100 a 500 viajeros de múltiples orígenes. Intensa negociación de bloques; exportación del manifiesto para asignación de habitaciones y requisitos dietéticos.
Preguntas frecuentes sobre reservas de grupo.
¿Grupos de qué tamaño?
Lo ideal son de 10 a 500 viajeros por viaje. Por debajo de 10, las reservas individuales suelen bastar. Por encima de 500, lo derivamos a partners especializados en gestión de eventos con personal in situ y herramientas de registro. Con menos de 500 se cubren prácticamente todos los offsites, conferencias y viajes de equipo que vemos.
¿Negocian ustedes el cupo de habitaciones o lo hago yo?
Los planes Pro y Enterprise incluyen la negociación del bloqueo de habitaciones como parte de la configuración del viaje. Los planes Free / Starter muestran los alojamientos aptos para bloqueo y sus precios, pero usted negocia directamente con el hotel, lo habitual en un plan gratuito. Siempre podemos presupuestar un servicio puntual para viajes grandes.
¿Qué pasa si los viajeros no completan el listado a tiempo?
El sistema envía recordatorios automáticos en T−14, T−7 y T−3. Después de T−3, el organizador recibe una lista de rezagados con escalado en un clic al responsable del viajero. Los nombres que no estén en el listado antes de la fecha límite de emisión se excluyen de la reserva y la tarifa de grupo se ajusta.
¿Pueden distintos viajeros volar en clases diferentes?
Sí. Los límites por viajero y las reglas de cabina pueden variar según el rol, la antigüedad o el origen (p. ej., Premium Economy transatlántica para un nivel y Business para otro). Se configura una vez a nivel de viaje y se aplica en vivo durante la búsqueda.
¿Podemos combinar empleados internos y asistentes externos?
Sí. Los participantes externos (clientes, partners, contratistas) pueden añadirse con etiquetado de centro de coste y flujo de aprobación independientes. Mismo viaje, mismo panel, distinta facturación. Un patrón habitual en eventos con clientes y consejos asesores.
Planifique su próximo offsite con Travel Code.
Cuéntenos adónde van y cuántas personas viajan. Le prepararemos una propuesta del viaje, con tarifas de grupo, opciones de bloqueo de habitaciones y reparto del presupuesto, y se la explicaremos paso a paso. 30 minutos, sin presentaciones comerciales.