Séminaires, conférences et déplacements d'équipe : orchestrés comme un seul déplacement, et non 40.
Un organisateur, une validation, un budget, un journal d'audit. Tarifs de groupe, blocs de chambres, collecte des noms et suivi par voyageur, sans tableurs, sans courir après les participants, sans 40 notes de frais distinctes.
Les quatre tâches qui transforment un déplacement de groupe en 22 heures de calvaire pour l'organisateur, prises en charge.
Collecte des informations voyageurs, sans tableur.
Envoyez un seul lien. Les voyageurs saisissent eux-mêmes leur nom, leur date de naissance, leurs numéros de fidélité et leurs préférences de siège directement dans la réservation. L'organisateur voit en une seule vue qui a terminé, qui est en attente et qui doit être relancé.
- Formulaires en libre-service — nom, date de naissance, passeport, numéros de fidélité, régime alimentaire, siège. Un seul formulaire, une seule saisie.
- Relances automatiques — relance des voyageurs en attente à J−14, J−7 et J−3.
- Validation — vérification du nom du passeport par rapport au nom du billet ; anomalies signalées avant l'émission.
- Synchronisation SIRH — les noms et dates de naissance déjà présents dans votre système RH sont préremplis automatiquement.
Tarifs de groupe et blocs de chambres, négociés là où cela compte.
Au-delà de 10 voyageurs, les réservations ponctuelles vous font perdre de l'argent. Les tarifs de groupe des grandes compagnies aériennes et les négociations de blocs de chambres avec les chaînes hôtelières permettent généralement d'économiser 8 à 15 %. Travel Code les négocie pour vous, sur les offres où cela en vaut la peine.
- Contrats aériens de groupe — 10 voyageurs ou plus sur le même itinéraire sont généralement éligibles.
- Négociation de contingents — gérée par Travel Code avec les offres Pro / Enterprise.
- Inventaire bloqué — sièges et chambres bloqués pendant que les voyageurs réservent eux-mêmes, sans course individuelle aux places.
- Gestion de l'attrition — taille du bloc ajustée automatiquement à mesure que la liste se précise.
Une seule validation au niveau du déplacement, pas 42 réservations individuelles à valider à nouveau.
Budget du déplacement défini en amont, appliqué en temps réel.
Budget validé une seule fois à la création du déplacement. Plafonds par voyageur appliqués en temps réel pendant leur réservation en libre-service : ils voient « votre enveloppe est de 1 800 $ » et réservent dans ce cadre. Les organisateurs disposent d'un tableau de bord des dépenses en direct. L'équipe finance reçoit une facture consolidée unique.
- Budget par déplacement — validé une seule fois par le bon approbateur avant la collecte de la liste des participants.
- Enveloppe par voyageur — répartie automatiquement ou définie manuellement ; modulable selon le poste ou le lieu de départ.
- Tableau de bord en direct — l'organisateur voit en temps réel le montant engagé, en attente et la marge restante.
- Une seule facture — facturation consolidée sur un seul bon de commande ; détail par voyageur joint.
De « on organise un séminaire » à un déplacement réservé, avec la liste des participants, en quatre étapes.
Créer le groupe
L'organisateur définit la destination, les dates, le budget et les dérogations à la politique de voyage. La demande de validation est transmise au bon responsable financier. 5 minutes.
Envoyer le lien
Une seule URL. Les voyageurs renseignent eux-mêmes leur nom, leur date de naissance et leurs préférences. Le SIRH préremplit ce que nous savons déjà. Relances automatiques.
Chacun réserve sur son quota
Chacun choisit ses vols et confirme son affectation dans le bloc de chambres, dans la limite de son plafond. Tarifs groupe appliqués automatiquement lorsque c'est possible.
Liste, facture, audit
Manifeste final exporté en CSV. Une seule facture pour l'équipe finance. Le module Duty of Care suit chaque voyageur en temps réel pendant le déplacement.
Les déplacements concernés.
Séminaire d'équipe
15 à 80 personnes, une seule destination, 3 à 5 nuits. Origines variées. Budget unique. Le cas le plus courant.
Voyages congrès
Équipes commerciales et techniques participant à des conférences externes. Contingent de chambres à l'hôtel de la conférence ; tarifs de groupe au départ des grands hubs.
Événement client
Équipe interne et clients. Les clients voyagent sur le budget de l'entreprise ; imputation analytique séparée par centre de coûts au sein du même déplacement.
Plénière / All-hands
100 à 500 voyageurs de nombreuses origines. Négociation intensive de blocs ; exports du manifeste pour l'attribution des chambres et les régimes alimentaires.
Questions fréquentes sur les réservations de groupe.
Taille max. de groupe ?
De 10 à 500 voyageurs par déplacement, c'est la fourchette idéale. En dessous de 10, les réservations individuelles suffisent généralement. Au-delà de 500, nous vous orientons vers des partenaires spécialisés dans l'événementiel, avec du personnel sur place et des outils d'inscription. En dessous de 500, cela couvre pratiquement tous les séminaires, conférences et voyages d'équipe que nous traitons.
Négociez-vous le bloc de chambres, ou dois-je le faire moi-même ?
Les offres Pro et Enterprise incluent la négociation du bloc de chambres dans la préparation du déplacement. Les offres Free / Starter affichent les établissements éligibles aux blocs et leurs tarifs, mais vous négociez directement avec l'hôtel, ce qui correspond au niveau de service habituel d'une offre gratuite. Nous pouvons toujours établir un devis ponctuel pour les grands déplacements.
Que se passe-t-il si les voyageurs ne remplissent pas la liste à temps ?
Le système envoie automatiquement des rappels à J−14, J−7 et J−3. Après J−3, l'organisateur reçoit la liste des retardataires, avec escalade en un clic vers le manager du voyageur. Les noms absents de la liste à la date limite d'émission sont retirés de la réservation, et le tarif de groupe est ajusté.
Chaque voyageur peut-il avoir sa propre classe de cabine ?
Oui. Les plafonds par voyageur et les règles de cabine peuvent varier selon le rôle, l'ancienneté ou l'origine (par exemple, Premium Economy en transatlantique pour un niveau, Business pour un autre). Définis une fois au niveau du déplacement et appliqués en temps réel dès la recherche.
Peut-on réunir des collaborateurs internes et des participants externes ?
Oui. Vous pouvez ajouter des externes (clients, partenaires, prestataires) avec un centre de coûts et un circuit de validation distincts. Même déplacement, même tableau de bord, facturation différente. Un cas courant pour les événements clients et les comités consultatifs.
Organisez votre prochain séminaire avec Travel Code.
Dites-nous où vous allez et avec combien de personnes. Nous simulons le déplacement (tarifs de groupe, options de blocs de chambres, répartition du budget) et vous le présentons. 30 minutes, sans présentation commerciale.