Offsite, conferenze e trasferte di team: organizzate come un'unica trasferta, non come 40.
Un organizzatore, un'approvazione, un budget, un registro di audit. Tariffe di gruppo, blocchi camere, raccolta dei nominativi e tracciamento per viaggiatore: senza fogli di calcolo, senza rincorrere nessuno, senza 40 note spese separate.
I quattro compiti che trasformano una trasferta di gruppo in 22 ore di fatica per l'organizzatore: gestiti.
Raccolta dei partecipanti, senza fogli di calcolo.
Invii un unico link. I viaggiatori inseriscono in autonomia nomi, date di nascita, numeri frequent flyer e preferenze di posto direttamente nella prenotazione. L'organizzatore vede chi ha completato, chi è in sospeso e chi va sollecitato, in un'unica vista.
- Moduli self-service — nome, data di nascita, passaporto, numeri frequent flyer, preferenze alimentari, posto. Un unico modulo, da compilare una sola volta.
- Promemoria automatici — sollecito ai viaggiatori in sospeso a T−14, T−7, T−3.
- Convalida — verifica del nome sul passaporto rispetto al nome sul biglietto; segnalazione prima dell'emissione.
- Sincronizzazione HRIS — nomi e date di nascita già presenti nel suo sistema HR si precompilano automaticamente.
Tariffe di gruppo e blocchi camere, negoziati dove conta davvero.
Oltre i 10 viaggiatori, le prenotazioni ad hoc fanno sprecare denaro. Le tariffe di gruppo delle principali compagnie aeree e la negoziazione di tariffe a blocchi con le catene alberghiere permettono in genere di risparmiare l'8–15%. Travel Code negozia tutto questo per suo conto, sui piani in cui ne vale la pena.
- Contratti aerei di gruppo — Di norma, 10+ viaggiatori sulla stessa tratta sono sufficienti per accedervi.
- Negoziazione blocchi camere — gestita da Travel Code sui piani Pro / Enterprise.
- Disponibilità bloccata — posti e camere bloccati mentre i viaggiatori prenotano in autonomia, senza doversi contendere la disponibilità.
- Gestione delle riduzioni — dimensione del blocco adeguata automaticamente man mano che l'elenco si consolida.
Un'unica approvazione a livello di trasferta, non 42 prenotazioni individuali da riapprovare.
Budget della trasferta definito in anticipo e applicato in tempo reale.
Budget approvato una sola volta alla creazione della trasferta. Limiti per viaggiatore applicati in tempo reale durante la prenotazione self-service: i viaggiatori vedono "la sua quota è di $1,800" e prenotano entro tale importo. Gli organizzatori dispongono di una dashboard delle spese in tempo reale. Il team finance riceve un'unica fattura consolidata.
- Budget per trasferta — approvato una sola volta dall'approvatore giusto prima della raccolta dell'elenco partecipanti.
- Quota per viaggiatore — suddivisa automaticamente o impostata manualmente; modulabile per ruolo o sede di partenza.
- Dashboard live — l'organizzatore vede in tempo reale importi impegnati, in sospeso e budget residuo.
- Una sola fattura — fatturazione consolidata in un unico ordine di acquisto; dettaglio per viaggiatore in allegato.
Da "facciamo un offsite" a un viaggio prenotato con lista passeggeri completa, in quattro passaggi.
Crei la trasferta
L'organizzatore imposta destinazione, date, budget ed eccezioni alla policy. L'approvazione viene inoltrata al responsabile finance competente. 5 minuti.
Invia il link all'elenco
Un unico URL. I viaggiatori inseriscono in autonomia nome, data di nascita e preferenze. L'HRIS precompila i dati già noti. Promemoria inviati automaticamente.
Ognuno prenota la sua quota
Ognuno sceglie i voli e conferma l'assegnazione nel blocco camere entro il proprio limite individuale. Tariffe di gruppo applicate automaticamente, ove idonee.
Elenco, fattura, audit
Manifest finale esportato in CSV. Un'unica fattura per il team finance. Il sistema di Duty of Care monitora ogni viaggiatore in tempo reale durante la trasferta.
Le trasferte a cui è dedicato.
Offsite del team
15–80 persone, un'unica destinazione, 3–5 notti. Sedi di partenza diverse. Budget unico. Lo scenario più comune.
Viaggi per conferenze
Team vendite e ingegneria in trasferta a conferenze esterne. Blocco camere nell'hotel della conferenza; tariffe di gruppo dalle città hub.
Evento per i clienti
Team interno e clienti. I clienti viaggiano con il budget aziendale; centri di costo separati nella stessa trasferta.
Town hall / All-hands
100–500 viaggiatori da molte sedi. Intensa negoziazione dei blocchi; esportazione dell'elenco partecipanti per l'assegnazione delle camere e le esigenze alimentari.
Domande frequenti sulle prenotazioni di gruppo.
Fino a quante persone?
Da 10 a 500 viaggiatori per trasferta è la fascia ideale. Sotto i 10, le prenotazioni individuali di solito bastano. Sopra i 500, ci affidiamo a partner dedicati alla gestione di eventi, con personale in loco e strumenti di registrazione. Sotto i 500 rientra praticamente ogni offsite, conferenza e trasferta di team che gestiamo.
Il blocco camere lo negoziate voi o io?
I piani Pro ed Enterprise includono la negoziazione del blocco camere nell'organizzazione della trasferta. I piani Free / Starter mostrano le strutture e i prezzi idonei al blocco, ma la negoziazione con l'hotel è a vostro carico, come tipico del livello di servizio di un piano gratuito. Per le trasferte più grandi possiamo sempre fornire un preventivo una tantum.
Cosa succede se i viaggiatori non compilano l'elenco in tempo?
Il sistema invia promemoria automatici a T−14, T−7 e T−3. Dopo T−3, l'organizzatore riceve l'elenco dei ritardatari con escalation in un clic al manager del viaggiatore. I nomi non presenti nell'elenco entro la scadenza di emissione vengono esclusi dalla prenotazione e la tariffa di gruppo si adegua.
Viaggiatori diversi possono volare in classi diverse?
Sì. I limiti per viaggiatore e le regole di cabina possono variare per ruolo, seniority o origine (ad es. Premium Economy transatlantica per un livello, Business per un altro). Si impostano una volta a livello di trasferta e vengono applicati in tempo reale durante la ricerca.
Possiamo includere sia dipendenti interni sia partecipanti esterni?
Sì. Gli esterni (clienti, partner, collaboratori) possono essere aggiunti con centri di costo e flussi di approvazione separati. Stessa trasferta, stessa dashboard, fatturazione diversa. Una soluzione comune per eventi con clienti e advisory board.
Pianifichi il prossimo offsite con Travel Code.
Ci dica dove andrete e quante persone siete. Prepareremo una simulazione del viaggio, con tariffe di gruppo, opzioni di blocco camere e ripartizione del budget, e la guideremo passo passo. 30 minuti, senza presentazioni commerciali.