Wyjazdy integracyjne, konferencje i podróże zespołowe — organizowane jako jedna podróż, a nie 40.
Jeden organizator, jedna akceptacja, jeden budżet, jeden dziennik audytu. Taryfy grupowe, pule pokoi, zbieranie list imiennych i śledzenie każdego podróżującego pracownika — bez arkuszy kalkulacyjnych, bez ganiania uczestników, bez 40 osobnych raportów wydatków.
Cztery zadania, które zamieniają wyjazd grupowy w 22 godziny udręki organizatora — załatwione.
Zbieranie list uczestników bez arkusza kalkulacyjnego.
Wyślij jeden link. Podróżujący sami uzupełniają imiona i nazwiska, daty urodzenia, numery kart lojalnościowych i preferencje dotyczące miejsc — prosto w rezerwacji. Organizator widzi w jednym widoku, kto już skończył, kto jeszcze nie i kogo trzeba ponaglić.
- Formularze samoobsługowe — imię i nazwisko, data urodzenia, paszport, numery kart lojalnościowych, preferencje żywieniowe, miejsce. Jeden formularz, jednorazowy zapis.
- Automatyczne przypomnienia — osoby, które jeszcze nie uzupełniły danych, otrzymują przypomnienie w T−14, T−7 i T−3.
- Weryfikacja — zgodność danych z paszportu z nazwiskiem na bilecie; błędy zgłaszane przed wystawieniem.
- Synchronizacja HRIS — imiona, nazwiska i daty urodzenia zapisane już w systemie HR uzupełniają się automatycznie.
Taryfy grupowe i bloki pokoi, wynegocjowane tam, gdzie to się opłaca.
Powyżej 10 podróżujących pracowników rezerwacje ad hoc oznaczają utracone oszczędności. Taryfy grupowe największych linii lotniczych i negocjacje stawek blokowych z sieciami hoteli zwykle pozwalają zaoszczędzić 8–15%. Travel Code negocjuje je w Państwa imieniu w planach, w których się to opłaca.
- Grupowe umowy lotnicze — Zwykle kwalifikuje się 10+ podróżujących na tej samej trasie.
- Negocjacje bloków pokoi — realizowane przez Travel Code w planach Pro / Enterprise.
- Zablokowana pula — miejsca i pokoje zablokowane na czas samodzielnej rezerwacji przez podróżujących, bez wyścigu o dostępność.
- Zarządzanie redukcją bloku — wielkość bloku dostosowuje się automatycznie w miarę potwierdzania listy uczestników.
Jedna akceptacja na poziomie podróży — zamiast ponownego zatwierdzania 42 pojedynczych rezerwacji.
Budżet z góry, kontrola na bieżąco.
Budżet zatwierdzany jednorazowo przy tworzeniu podróży służbowej. Limity na podróżującego pracownika obowiązują na bieżąco podczas samodzielnej rezerwacji — pracownik widzi komunikat „Twoja pula to 1800 $” i rezerwuje w jej ramach. Organizatorzy mają dostęp do panelu wydatków na żywo. Dział finansowy otrzymuje jedną skonsolidowaną fakturę.
- Budżet na poziomie podróży — zatwierdzany jednorazowo przez właściwą osobę akceptującą przed zebraniem listy uczestników.
- Pula na podróżującego — dzielona automatycznie lub ustawiana ręcznie; dostosowywana do roli lub miejsca wyjazdu.
- Panel na żywo — organizator widzi wydatki zaangażowane, oczekujące i pozostały zapas budżetu w czasie rzeczywistym.
- Jedna faktura — rozliczenie zbiorcze na jedno zamówienie zakupu (PO); w załączeniu zestawienie kosztów dla każdego podróżującego pracownika.
Od „organizujemy offsite” do zarezerwowanej podróży z gotową listą pasażerów — w czterech krokach.
Nowa podróż grupowa
Organizator określa cel, daty, budżet i wyjątki od polityki. Akceptacja trafia do właściwego opiekuna finansowego. 5 minut.
Wyślij link do listy
Jeden adres URL. Podróżujący pracownicy samodzielnie uzupełniają imiona i nazwiska, daty urodzenia i preferencje. System HRIS wstępnie wypełnia znane nam dane. Przypomnienia wysyłane automatycznie.
Każdy rezerwuje w swojej puli
Każdy wybiera loty i potwierdza przydział w puli hotelowej w ramach swojego limitu. Taryfy grupowe stosowane automatycznie, gdy to możliwe.
Lista, faktura, audyt
Finalna lista pasażerów eksportowana do CSV. Jedna faktura dla działu finansowego. System Duty of Care śledzi każdego podróżującego pracownika w czasie rzeczywistym w trakcie podróży służbowej.
Podróże, dla których powstało to rozwiązanie.
Offsite zespołu
15–80 osób, jedno miejsce docelowe, 3–5 nocy. Różne miejsca wyjazdu. Jeden budżet. Najczęstszy scenariusz.
Konferencje
Sprzedaż i inżynieria na zewnętrznych konferencjach. Pula pokoi w hotelu konferencyjnym; taryfy grupowe z miast węzłowych.
Event klientów
Zespół wewnętrzny i klienci. Klienci podróżują na koszt firmy; osobne przypisanie do miejsc powstawania kosztów (MPK) w ramach tej samej podróży.
Town hall / All-hands
100–500 podróżujących z wielu lokalizacji. Intensywne negocjacje pul pokoi; eksport listy uczestników do przydziału pokoi i preferencji żywieniowych.
Najczęstsze pytania o rezerwacje grupowe.
Jak duża może być grupa?
Optymalnie jest od 10 do 500 podróżujących na wyjazd. Poniżej 10 osób zwykle wystarczą rezerwacje indywidualne. Powyżej 500 kierujemy do wyspecjalizowanych partnerów od organizacji wydarzeń, z obsługą na miejscu i narzędziami do rejestracji. Przedział do 500 osób obejmuje praktycznie każdy wyjazd integracyjny, konferencję i podróż zespołową, z jakimi się spotykamy.
Czy pulę pokoi negocjujecie wy, czy ja?
Plany Pro i Enterprise obejmują negocjację puli pokoi w ramach konfiguracji wyjazdu. W planach Free / Starter pokazujemy obiekty z dostępną pulą i ich ceny, ale negocjacje z hotelem prowadzą Państwo samodzielnie — to typowy poziom obsługi dla darmowego planu. Przy większych wyjazdach zawsze możemy przygotować wycenę jednorazową.
Co zrobić, jeśli podróżujący pracownicy nie uzupełnią listy uczestników na czas?
System automatycznie wysyła przypomnienia w T−14, T−7 i T−3. Po T−3 organizator otrzymuje listę osób, które nie uzupełniły danych, z możliwością eskalacji jednym kliknięciem do przełożonego podróżującego pracownika. Osoby, których nie ma na liście do terminu wystawienia biletów, są usuwane z rezerwacji, a taryfa grupowa jest korygowana.
Czy różni podróżujący pracownicy mogą latać różnymi klasami?
Tak. Limity i zasady dotyczące klas podróży dla poszczególnych osób mogą się różnić w zależności od roli, stażu lub miejsca wylotu (np. Premium Economy na trasach transatlantyckich dla jednej grupy, Business dla innej). Wystarczy ustawić je raz na poziomie podróży służbowej; są egzekwowane na bieżąco podczas wyszukiwania.
Czy możemy łączyć pracowników i uczestników zewnętrznych?
Tak. Osoby zewnętrzne (klientów, partnerów, wykonawców) można dodać z oddzielnym przypisaniem do MPK i własną ścieżką akceptacji. Ta sama podróż służbowa, ten sam panel, inne rozliczenie. Częsty scenariusz przy wydarzeniach dla klientów i radach doradczych.
Zaplanuj kolejny wyjazd firmowy w Travel Code.
Prosimy podać cel podróży i liczbę osób. Przygotujemy wstępny plan podróży — taryfy grupowe, opcje rezerwacji puli pokoi, podział budżetu — i omówimy go z Państwem. 30 minut, bez prezentacji sprzedażowej.