Los travel managers no deberían ser el cuello de botella.
Una plataforma que permite a los viajeros reservar sin tener que llamarle. Una política que se aplica sola. Duty of Care activo por defecto. Cambio de reserva automático con RateGuard. Informes que no requieren reformatearse. El trabajo por el que los travel managers eligieron esta profesión: estratégico, no reactivo.
La mayoría de las plataformas de viajes convierten a los travel managers en el servicio de atención al cliente.
Los travel managers cargan con una responsabilidad única en las empresas del mercado medio. Son responsables de la política, pero no la redactan. Responden de la seguridad, pero rara vez cuentan con los sistemas para garantizarla. Concilian presupuestos que no controlan. Les escriben a las 23:00 cuando se cancela un vuelo, aunque se suponía que la plataforma lo gestionaría.
El problema estructural: la mayoría de las plataformas de viajes sigue tratando a los travel managers como atención al cliente de los viajeros. Configurar aprobaciones. Perseguir excepciones. Derivar solicitudes fuera de política. Generar informes. Nada de ese trabajo escala. El trabajo del travel manager se vuelve reactivo, y lo estratégico (diseño del programa, negociación con proveedores, experiencia del viajero) queda relegado.
Travel Code está diseñado para que la plataforma se encargue del trabajo reactivo. Robert responde a las preguntas de los viajeros. La política se aplica en el momento de la reserva. Duty of Care funciona por defecto. RateGuard vuelve a reservar automáticamente. El travel manager se dedica a lo estratégico.
De los travel managers señalan la reserva fuera de la plataforma como su frustración n.º 1.
Tasa habitual de reservas fuera de política cuando la política no se aplica en el momento de la reserva.
Tiempo típico del travel manager dedicado a conciliaciones rutinarias que deberían estar automatizadas.
La plataforma se encarga del trabajo reactivo.
Una política que se aplica sola.
Primero las tarifas dentro de política; las tarifas fuera de política se envían al aprobador configurado con el motivo y la desviación de la política. Los viajeros ven lo que está dentro de política. El travel manager no persigue excepciones: se enrutan automáticamente con todo el contexto.
Duty of Care, por defecto.
Geolocalización en tiempo real. Robert resuelve consultas geográficas: "¿quién está en MENA ahora mismo?", respondido en 8 segundos. Las alertas de interrupciones (geopolíticas, meteorológicas, caídas de TI) activan automáticamente los protocolos de crisis. Reservas realizadas fuera de la plataforma importadas por reenvío de correo electrónico.
RateGuard rehace reservas
Tras una reserva, RateGuard vigila la tarifa. Cuando baja, anulamos y volvemos a reservar dentro de las normas de la aerolínea. El travel manager no tiene que volver a buscar manualmente. Resultado medio: el 12% de las reservas monitorizadas se vuelve a reservar con éxito. $1.2M devueltos en lo que va de año entre todos los clientes.
Informes que no hay que volver a formatear.
Informes predefinidos de gastos fuera de política, CO₂, concentración hotelera, auditoría de RateGuard, actividad de los viajeros y uso de tarifas de proveedores. Cada uno se exporta a XLSX, PDF o API. Paneles personalizados en el plan Pro. Robert gestiona informes ad hoc por chat.
Un día en la consola.
Menos trabajo reactivo, más trabajo estratégico. Tres tareas que los travel managers hacen cada día, automatizadas y con pista de auditoría completa.
Enrutadas automáticamente con contexto.
Las reservas fuera de política llegan al aprobador configurado con el motivo OOP, la desviación de la política y el contexto del viajero. Mediana del tiempo de aprobación: 14 minutos. Se acabó rebuscar en los correos para entender por qué se marcó algo.
Robert cambia la reserva.
Clima adverso, caída de TI, evento geopolítico: Robert identifica a los viajeros afectados y propone alternativas en la misma cabina en cuestión de minutos. Usted aprueba en bloque. El travel manager no está al teléfono con la aerolínea a las 23:00.
Uso de tarifas, a demanda.
Tasa de aplicación de tarifas negociadas por proveedor, devoluciones de RateGuard, actividad de los viajeros: todo predefinido y en tiempo real. Paneles personalizados en el plan Pro. Robert responde preguntas ad hoc: "Muéstreme el uso de Marriott en el T2 por región."
Gestión en lenguaje natural.
"Redirija a todos los afectados por la suspensión de vuelos en JFK." "¿Quién está en MENA ahora mismo?" "Muéstreme las excepciones fuera de política superiores a $5K." Robert responde en segundos con los datos de origen enlazados. Sin SQL, sin tickets de soporte.
Preguntas frecuentes de los travel managers.
¿Cómo se compara Duty of Care con International SOS?
Son capas distintas. Travel Code se ocupa del trabajo previo: saber dónde están los viajeros, alertar de interrupciones e importar las reservas hechas fuera de la plataforma. International SOS gestiona las urgencias médicas y las evacuaciones. La mayoría de los clientes mantiene ambos. Nuestros datos alimentan su cuenta de International SOS.
¿Cuál es el modelo de control de gastos fuera de política: en la reserva o al presentar el gasto?
En el momento de la reserva. Los filtros de política se aplican en los resultados de búsqueda: las tarifas fuera de política se filtran o se marcan y se envían automáticamente al aprobador. Así se detectan los gastos fuera de política en la reserva, no en el reembolso. La mayoría de los clientes ve bajar su tasa de reservas fuera de política un 60–70% en el primer trimestre, porque los viajeros ven la política en tiempo real.
¿Pueden los viajeros reservar directamente en airline.com y que la reserva se importe?
Sí. Cada viajero recibe un alias de correo personal. Reenvíe las confirmaciones de airline.com, hotels.com o de cualquier otro sitio: nuestra IA analiza el itinerario, lo añade a la visibilidad de Duty of Care y lo vincula al viajero. Enviamos recordatorios trimestrales para captar las reservas olvidadas.
¿Cómo gestiona RateGuard las tarifas no reembolsables?
RateGuard trabaja dentro de las normas de cambio específicas de cada aerolínea. En las tarifas no reembolsables, RateGuard puede anular y volver a reservar dentro del plazo de gracia de 24 horas (cuando aplique) o convertir las bajadas de precio en créditos para vuelos futuros. La plataforma sigue las normas de cada aerolínea y las aplica automáticamente. Tasa media de cambios de reserva con éxito: 12 % de las reservas monitorizadas.
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