Выездные мероприятия, конференции и командные поездки — организованные как одна поездка, а не как 40 отдельных мероприятий.
Один организатор, одно утверждение, один бюджет, один журнал аудита. Групповые тарифы, бронирование номеров, сбор списков имен и отслеживание каждого путешественника — без электронных таблиц, без диктата, без 40 отдельных отчетов о расходах.
Четыре задачи, которые превращают групповую поездку в 22 часа мучений для организатора, — решены.
Сбор списков без использования электронных таблиц.
Отправьте одну ссылку. Путешественники самостоятельно вводят свои имена, даты рождения, номера карт часто летающих пассажиров и предпочтения по местам непосредственно в бронирование. Организатор видит, кто уже оформил бронирование, кто ожидает подтверждения, а кому нужно напомнить — всё в одном окне.
- Формы самообслуживания — Имя, дата рождения, паспорт, номера FF, диетические данные, место. Одна форма, сохраните один раз.
- Автоматические напоминания — Ожидающих путешественников подтолкнули в точках Т−14, Т−7, Т−3.
- Проверка — Проверка имени в паспорте по имени в билете; помечается перед выдачей.
- Синхронизация HRIS — Имена и даты рождения, уже имеющиеся в вашей системе управления персоналом, заполняются автоматически.
Групповые тарифы и бронирование номеров, согласованные там, где это важно.
При бронировании билетов на несколько дней вперед, как правило, упускаются возможности сэкономить. Групповые тарифы крупных авиакомпаний и переговоры о ценах с сетевыми отелями обычно позволяют сэкономить 8–15%. Travel Code ведет переговоры от вашего имени по этим вопросам, когда это выгодно.
- Групповые контракты на авиаперевозки — Как правило, право на участие имеют 10 и более путешественников, следующих по одному маршруту.
- переговоры о бронировании номеров — Обработка заказов осуществляется через Travel Code в тарифных планах Pro/Enterprise.
- Запасы товаров — Места и номера резервируются, путешественники обслуживают себя самостоятельно, индивидуальная расовая принадлежность не учитывается.
- Управление текучестью кадров — Размер блока автоматически корректируется по мере формирования состава команды.
Одно подтверждение на уровне поездки — а не 42 отдельных бронирования, которые нужно повторно подтверждать.
Бюджет поездки устанавливается заранее и контролируется в режиме реального времени.
Бюджет утверждается один раз при создании поездки. Лимиты расходов на одного путешественника применяются в режиме реального времени во время самостоятельного бронирования — они видят «ваша доля составляет 1800 долларов» и бронируют в пределах этой суммы. Организаторы получают панель мониторинга расходов в режиме реального времени. Финансовый отдел получает один сводный счет.
- Бюджет поездки — Перед сбором списка необходимо получить одобрение уполномоченного лица.
- Сегмент на одного путешественника — Разделение происходит автоматически или вручную; зависит от роли или происхождения.
- Панель мониторинга в реальном времени — Организатор в режиме реального времени видит подтвержденные, ожидающие подтверждения и свободный объем работы.
- Один счет-фактура — Счета объединены в один заказ на покупку; подробная информация по каждому командированному лицу прилагается.
От "мы проводим выездное мероприятие" до забронированной и спланированной поездки — всего за четыре шага.
Создайте групповую поездку
Организатор задает место проведения, даты, бюджет и вносит изменения в правила. Утверждение направляется соответствующему финансовому ответственному лицу. 5 минут.
Отправить ссылку на список игроков
Один URL-адрес. Путешественники самостоятельно вводят свои имена, даты рождения и предпочтения. Система управления персоналом автоматически заполняет уже имеющуюся информацию. Напоминания отправляются автоматически.
Путешественники бронируют в рамках своей зоны комфорта.
Каждый выбирает авиабилеты и подтверждает бронирование номеров в отеле в рамках установленного лимита на одного путешественника. Групповые тарифы применяются автоматически, если это возможно.
Накладная, счет-фактура, аудит
Итоговый манифест экспортирован в формате CSV. Один счет-фактура для финансового отдела. Система обеспечения безопасности отслеживает каждого путешественника в режиме реального времени на протяжении всей поездки.
Для каких поездок это предназначено?
Выездная командная работа
15–80 человек, одно место назначения, 3–5 ночей. Разное происхождение. Единый бюджет. Наиболее распространенный вариант.
поездки на конференции
Участие представителей отдела продаж/инженерного отдела во внешних конференциях. Бронирование номера в конференц-отеле; групповые тарифы из городов-хабов.
Мероприятие для клиентов
Внутренняя команда + клиенты. Клиенты путешествуют за счет корпоративного бюджета; в рамках одной поездки осуществляется отдельная отметка о затратах по центрам расходов.
Ратуша / Всеобщее собрание
От 100 до 500 путешественников из разных стран. Активные групповые переговоры; оформление документов на размещение и питание.
Часто задаваемые вопросы о групповых бронированиях.
Насколько большой может быть группа?
Оптимальный объем поездки составляет от 10 до 500 человек. При меньшем количестве обычно достаточно индивидуальных бронирований. При большем количестве мы направляем заказы к специализированным партнерам по организации мероприятий, которые предоставляют персонал на месте и инструменты для регистрации. Объем поездок менее 500 человек охватывает практически все выездные мероприятия, конференции и командные поездки, которые мы организуем.
Вы сами ведете переговоры о бронировании номеров, или я?
В тарифных планах Pro и Enterprise бронирование номеров осуществляется в рамках подготовки к поездке. В тарифных планах Free/Starter отображаются доступные для бронирования отели и цены, но вы ведете переговоры напрямую с отелем — это типично для бесплатного уровня обслуживания. Для больших поездок мы всегда можем предложить разовое предложение.
Что произойдет, если путешественники не заполнят список вовремя?
Система автоматически отправляет напоминания за 14, 7 и 3 дня до поездки. После 3 дня организатор получает список отставших с возможностью передачи информации руководителю путешественника одним щелчком мыши. Имена, отсутствующие в списке к моменту оформления билетов, удаляются из бронирования; групповой тариф корректируется.
Могут ли разные пассажиры летать в разных классах обслуживания?
Да. Ограничения на количество пассажиров и правила размещения в разных классах обслуживания могут изменяться в зависимости от должности, стажа или страны отправления (например, трансатлантический премиум-эконом для одного уровня, бизнес-класс для другого). Устанавливается один раз на уровне поездки; применяется в режиме реального времени при поиске.
Можно ли проводить мероприятие с участием как внутренних сотрудников, так и внешних участников?
Да. Внешних участников (клиентов, партнеров, подрядчиков) можно добавлять с отдельной маркировкой центров затрат и маршрутизацией утверждения. Одна и та же поездка, одна и та же панель управления, разные способы выставления счетов. Распространенный шаблон для мероприятий с участием клиентов и консультативных советов.
Спланируйте свою следующую выездную корпоративную встречу на Travel Code.
Расскажите нам, куда вы едете и сколько человек. Мы составим план поездки — групповые тарифы, варианты бронирования номеров, распределение бюджета — и подробно расскажем вам обо всем. 30 минут, без презентации.