Выездные мероприятия, конференции и командные поездки — организованные как одна поездка, а не как 40 отдельных мероприятий.
Один организатор, одно согласование, один бюджет, один журнал аудита. Групповые тарифы, блоки номеров, сбор списков участников и отслеживание каждого сотрудника — без таблиц, без беготни за людьми, без 40 отдельных авансовых отчётов.
Четыре задачи, которые превращают групповую поездку в 22 часа мучений для организатора, — решены.
Сбор списков без использования электронных таблиц.
Отправьте одну ссылку. Путешественники самостоятельно вводят свои имена, даты рождения, номера карт часто летающих пассажиров и предпочтения по местам непосредственно в бронирование. Организатор видит, кто уже оформил бронирование, кто ожидает подтверждения, а кому нужно напомнить — всё в одном окне.
- Формы самообслуживания — имя, дата рождения, паспорт, номера бонусных карт, питание, место. Одна форма, заполняется один раз.
- Автоматические напоминания — напоминания тем, кто не заполнил, за 14, 7 и 3 дня.
- Проверка — сверка имени в паспорте с именем в билете; ошибка помечается до выписки.
- Синхронизация HRIS — Имена и даты рождения, уже имеющиеся в вашей системе управления персоналом, заполняются автоматически.
Групповые тарифы и блоки номеров — с переговорами там, где это важно.
Когда в поездке больше 10 человек, разовые бронирования упускают экономию. Групповые тарифы крупных авиакомпаний и переговоры о блоках номеров с сетевыми отелями обычно экономят 8–15%. Travel Code ведёт эти переговоры за вас на планах, где это оправдано.
- Групповые контракты на авиаперевозки — Как правило, право на участие имеют 10 и более путешественников, следующих по одному маршруту.
- Переговоры о блоке номеров — Travel Code берёт это на себя на планах Pro / Enterprise.
- Удержанные места и номера — места и номера удерживаются, пока сотрудники заполняют данные сами, — без гонки за местами.
- Управление недобором блока — размер блока автоматически корректируется по мере формирования списка участников.
Одно согласование на уровне поездки — а не 42 отдельных бронирования на повторное согласование.
Бюджет поездки устанавливается заранее и контролируется в режиме реального времени.
Бюджет согласуется один раз при создании поездки. Лимит на каждого сотрудника применяется при самостоятельном бронировании — он видит «ваша доля — 1800 долларов» и бронирует в её пределах. Организатор видит дашборд расходов в реальном времени. Финансовый отдел получает один сводный счёт.
- Бюджет поездки — согласуется один раз нужным согласующим до сбора списка.
- Доля на сотрудника — делится автоматически или вручную; зависит от роли или места вылета.
- Дашборд в реальном времени — организатор в реальном времени видит потраченное, ожидающее и остаток бюджета.
- Один счёт — счета сведены в один заказ на закупку (PO); прилагается разбивка по сотрудникам.
От «мы проводим выезд» до забронированной поездки с готовым манифестом — за четыре шага.
Создайте групповую поездку
Организатор задаёт место, даты, бюджет и исключения из политики. Согласование уходит нужному ответственному в финансах. 5 минут.
Отправьте ссылку на список участников
Одна ссылка. Сотрудники сами вводят имена, даты рождения и предпочтения. HRIS заранее подставляет то, что уже известно. Напоминания отправляются автоматически.
Сотрудники бронируют в пределах своей доли
Каждый выбирает рейсы и подтверждает номер из блока в пределах своего лимита. Групповые тарифы применяются автоматически, где это возможно.
Манифест, счёт, аудит
Итоговый манифест выгружается в CSV. Один счёт для финансового отдела. Система Duty of Care отслеживает каждого сотрудника в реальном времени во время поездки.
Для каких поездок это подходит
Командный выезд
15–80 человек, одно направление, 3–5 ночей. Разные города вылета. Единый бюджет. Самый частый сценарий.
Поездки на конференции
Сотрудники продаж и разработки едут на внешние конференции. Блок номеров в отеле конференции; групповые тарифы из городов-хабов.
Мероприятие для клиентов
Своя команда + клиенты. Клиенты едут за счёт компании; отдельный центр затрат в той же поездке.
Общее собрание / All-hands
100–500 участников из разных городов. Сложные переговоры о блоках; выгрузка манифеста для расселения и питания.
Часто задаваемые вопросы о групповых бронированиях.
Насколько большой может быть группа?
Оптимальный объем поездки составляет от 10 до 500 человек. При меньшем количестве обычно достаточно индивидуальных бронирований. При большем количестве мы направляем заказы к специализированным партнерам по организации мероприятий, которые предоставляют персонал на месте и инструменты для регистрации. Объем поездок менее 500 человек охватывает практически все выездные мероприятия, конференции и командные поездки, которые мы организуем.
Кто ведёт переговоры о блоке номеров — вы или я?
На планах Pro и Enterprise переговоры о блоке номеров входят в подготовку поездки. На планах Free / Starter мы показываем отели с блоками и цены, но переговоры с отелем вы ведёте сами — это обычный уровень сервиса для бесплатного тарифа. Для крупных поездок всегда можем сделать разовое предложение.
Что произойдет, если путешественники не заполнят список вовремя?
Система автоматически напоминает за 14, 7 и 3 дня. После этого организатор получает список отстающих и может в один клик эскалировать вопрос руководителю сотрудника. Те, кого нет в списке к дедлайну выписки билетов, исключаются из бронирования; групповой тариф пересчитывается.
Могут ли разные пассажиры летать в разных классах обслуживания?
Да. Лимиты и правила по классу обслуживания для каждого сотрудника можно менять по роли, грейду или месту вылета (например, на трансатлантике премиум-эконом для одного уровня и бизнес для другого). Задаётся один раз на уровне поездки, применяется при поиске.
Можно ли проводить мероприятие с участием как внутренних сотрудников, так и внешних участников?
Да. Внешних участников (клиентов, партнёров, подрядчиков) можно добавить с отдельным центром затрат и маршрутом согласования. Одна поездка, один дашборд, разные счета. Типичный сценарий для клиентских мероприятий и консультативных советов.
Спланируйте свою следующую выездную корпоративную встречу на Travel Code.
Расскажите, куда вы едете и сколько человек. Мы смоделируем поездку — групповые тарифы, варианты блоков номеров, распределение бюджета — и всё покажем. 30 минут, без презентации.